Cuando el sistema comercial y el de gestión tienen que entenderse
Los dos sistemas guardan el mismo cliente. La discusión no es técnica: es quién decide cuál de las dos fichas es la buena.
El problema no es técnico
Conectar dos sistemas de gestión es, técnicamente, un trabajo conocido. Lo que hace fracasar estas integraciones es la falta de acuerdo previo sobre quién manda: qué sistema decide cuál es la ficha buena de un cliente, quién puede modificar qué y qué ocurre cuando ambos cambian el mismo dato.
Ese acuerdo es organizativo, se toma entre departamentos y no lo puede sustituir ninguna herramienta.
Qué cruza y en qué dirección
| Dato | Origen | Motivo |
|---|---|---|
| Cliente potencial | Sistema comercial | Nace ahí |
| Cliente con alta fiscal | Sistema de gestión | Es donde se valida |
| Catálogo y precios | Sistema de gestión | Es la fuente contable |
| Pedido confirmado | Comercial hacia gestión | Se origina en la venta |
| Estado de entrega | Gestión hacia comercial | Se produce en logística |
| Situación de cobro | Gestión hacia comercial | Condiciona la venta siguiente |
Decisiones que hay que tomar antes
- Qué sistema manda sobre cada dato, campo por campo y no por entidad.
- Con qué identificador se cruzan los registros. Sin uno estable no hay integración fiable.
- Con qué frecuencia se sincroniza, y si de verdad hace falta que sea inmediata.
- Qué se hace ante un conflicto: quién gana y dónde queda registrado el otro valor.
- Qué no se sincroniza, que suele ser más de lo que se piensa.
Errores que hay que poder ver
Una integración que falla en silencio es peor que no tenerla: se confía en un dato que dejó de actualizarse hace tres semanas. Hace falta un registro consultable de lo que se sincronizó, una alerta cuando algo falla y una persona concreta que la reciba.
Datos personales entre sistemas
Los datos de clientes que circulan entre sistemas son datos personales. Eso obliga a definir quién accede en cada sistema, cuánto se conservan en cada uno y qué ocurre cuando alguien ejerce su derecho de supresión: si se borra en uno y la sincronización lo devuelve desde el otro, el derecho no se ha atendido.